Bedrijfsvoering

Onze bedrijfsvoering ondersteunt de realisatie van de ambities van West Betuwe door andere manieren van werken. Zo kan de bedrijfsvoering vooral de ambities ‘Samen met de samenleving’ en ‘Dienstverlening, dichtbij en op maat’ faciliteren. Omdat inwoners vanzelfsprekend mogen vertrouwen op een juiste, efficiënte en rechtmatige inzet van maatschappelijk geld, is het ook van belang om de interne beheersing van de bedrijfsprocessen op orde te hebben.
Voor de bedrijfsvoering waren daarom in 2021 de belangrijke thema's:

1. Organisatieontwikkeling
2. Rechtmatigheid
3. Regie op externe partijen
4. Efficiënte inzet beleidscapaciteit
5. Slimmer organiseren
6. Kostenbeheersing en stuurinformatie

Ontwikkeling op de thema’s draagt bij aan een betere interne beheersing en aan een betere dienstverlening. Per thema geven we hierna de aan wat we in 2021 gedaan hebben.

1. Organisatieontwikkeling en 5. Slimmer organiseren
In 2021 investeerden we binnen het programma organisatieontwikkeling in:
Procesverbetering: Op onderdelen besteedt West Betuwe volgens de benchmark meer formatie aan de clusters dan gemiddeld volgens de benchmark en is ook de formatie niet in evenwicht met de werklast. Daarom onderzoeken we of het werk slimmer georganiseerd kan worden via procesverbetering. De verbetering richt zich bij onze gekozen aanpak van procesverbetering op het centraal zetten van de inwoner in alle werkprocessen en het effectiever en efficiënter uitvoeren van het werk. Hierbij gebruiken we de methodiek van LEAN. In 2021 behaalden 11 medewerkers het certificaat voor de opleiding LEAN green belt en in november startte de volgende groep van 6 met de opleiding . Zij onderzochten een aantal processen en deden voorstellen voor verbetering. De projectleider procesverbetering startte in augustus en bracht alle gemeentelijke processen in beeld en bereidde een afwegingskader voor de prioritering voor.

Ontwikkeling: in 2021 waren veel activiteiten van het programma gericht op ontwikkeling. Zo startten we met het management-ontwikkeltraject, gericht op situationeel leidinggeven en sturen op verandering. We  deden een pilot met verschillende instrumenten voor teamontwikkeling en introduceerden de ontwikkelgesprekken met de medewerkers. Dit vanuit de gedachte dat medewerkers zelf verantwoordelijk zijn voor hun ontwikkeling en hun loopbaan. Hiervoor boden we ook de training 'het goede gesprek' aan.
Binnen het programma ontwikkelden we het Model voor lerend veranderen, waarin we niet alleen nieuwe onderwerpen eenmalig oppakken, maar ook structureel borgen in onze processen en werkplanningen.
In mei 2021 organiseerden we het online leercafé waar 200 medewerkers aan meededen; in september 2020 de eerste NetWerkdag waar 220 interne en externe medewerkers aan meededen. Het leren en ontwikkelen brachten we in de praktijk door beide evenementen grotendeels met eigen kracht te organiseren.

Programmatisch en projectmatig werken: deze manier van werken bevordert het integraal en resultaatgericht werken. Het gaat om het bekend worden met deze methode en spreken van dezelfde taal. In 2021 volgden ruim 50 medewerkers de basistraining en 2 medewerkers volgden de verdiepingstraining.
In 2021 richtten we voor 4 grote opgaven de programmasturing in: Sociale kracht, Kerngericht werken en participatie, Dienstverlening en Fysieke leefomgeving (Duurzaamheid (i.o.), Omgevingswet, Wonen en voorzieningen). De organisatieontwikkeling pakten we al sinds 2020 programmatisch op.

2. Rechtmatigheid
Bij het opstellen van de begroting 2021  was de verwachting dat het college vanaf het boekjaar 2021 verantwoording aan de gemeenteraad zou moeten afleggen over de naleving van de regels, die relevant zijn voor het financiële reilen en zeilen van de gemeente. De invoering werd in de loop van 2021 echter verzet naar 2022. Tot en met de jaarrekening 2021 geeft de accountant een oordeel over de financiële rechtmatigheid, naast het oordeel over het getrouwe beeld van de jaarrekening. De invoering van de rechtmatigheidsverantwoording sluit aan op het doel van onze organisatie om meer in control te komen.

De voorbereiding op de rechtmatigheidsverantwoording startten wij al in 2020, zoals afstemming met bestuur, organiseren van bewustwording en inventariseren en op orde brengen van de meest risicovolle processen en het opstellen van het interne controleplan. De implementatie van verbetermaatregelen in de werkprocessen is nog niet afgerond en zal doorlopen in 2022. Het gaat om de voor de rechtmatigheidsverantwoording meest risicovolle processen. Dit zijn processen met een groot financieel belang zoals:

• inkoopproces
• Salarisproces
• Subsidieproces
• Proces van verstrekkingen Wmo en Jeugdzorg
• Proces van grondtransacties

Ter voorbereiding op de accountantscontrole 2020 en 2021:

1. Deden we tweemaal per jaar een check op opzet, bestaan en werking van deze processen
2. Maakten we een voorstel voor de dossiers waarop het college een herstelbesluit kon toepassen 
3. Stelden we samen met de gemeenten Culemborg en Tiel en de bedrijfsvoeringsorganisatie BWB een intern controleplan op.

Ter voorbereiding op de invoering van de rechtmatigheidsverantwoording stelden we samen met Culemborg, Tiel en de BWB  een ontwikkelplan voor de Verbijzonderde Interne Controle (VIC).
De gemeenteraad stelde in oktober 2021 de herziene Financiële verordening gemeente West Betuwe vast. Deze verordening pasten wij onder andere aan op de invoering van de rechtmatigheidsverantwoording.

3. Regie op externe partijen:
In 2020 voerden we een benchmark uit over onze apparaatskosten ten opzichte van andere gemeenten. Hieruit bleek dat West Betuwe ten opzichte van andere gemeenten een kleine organisatie heeft, maar de uitvoering van gemeentelijke taken is niet de goedkoopste. Dat heeft ermee te maken dat we veel taken door derden laten uitvoeren, ruim 50 procent van de totale apparaatskosten wordt uitgegeven aan uitvoering van taken door derden. Tegelijkertijd is er weinig formatie toegedeeld aan regie- en contractmanagement. En kan de vraag gesteld worden in hoeverre West Betuwe stuurt op een doelmatige uitvoering van de taken door derden? Daarom onderzochten we in 2020 hoe we de regie op verbonden partijen georganiseerd hebben en wat passend zou zijn voor West Betuwe.
De implementatie van de aanbevelingen van dit onderzoek startten we in 2021 en zal doorlopen tot in 2022. Binnen de organisatie startten we een intervisietraject om de sturing op gemeenschappelijke regelingen vanuit regie- en contractmanagement te versterken. Daarnaast stelden we samen met regiogemeenten een regionaal informatieprotocol op om stukken (gelijk)tijdig in procedure te brengen. Ambtelijk gaven we in 2021 invulling aan de verkenning naar een regionale kadernota Planning & Control voor gemeenschappelijke regelingen, zodat gemeenten ook financieel meer aan de voorkant kunnen sturen. In 2022 volgt het bestuurlijke proces naar aanleiding van de verkenning.
Tevens werd in 2021 het rapport ‘Storten en tekorten’ in opdracht van de 8 gemeenteraden opgeleverd.

In 2021 zetten we de professionalisering van onze inkoopfunctie voort. Het onderdeel contractmanagement hebben we in 2021 niet geïmplementeerd.

4. Efficiënte inzet beleidscapaciteit
De benchmarkuitkomsten lieten ook zien dat beleid versnipperd in de organisatie zit en dat beleidsmedewerkers ook veel uitvoerende taken hebben. Er zijn relatief veel beleidsfuncties in hogere schalen.  In de praktijk blijkt dat vaak extra wordt ingehuurd voor beleidsontwikkeling. Daarom wilden we in 2021 onderzoeken  in welke teams dit speelt, of er voldoende gelaagdheid en diversiteit in de beleidsfuncties is en hoe we de beleidsfuncties kunnen doorontwikkelen. Als gevolg van corona, de implementatie van het geharmoniseerde beleid en de ontwikkelingen (met name krapte) op de arbeidsmarkt hebben we dit onderzoek niet integraal uitgevoerd. Wel hebben we bij het opstellen van de capaciteitsplanningen voor 2021 en 2022 nadrukkelijk gekeken naar andere manieren van invullen van beleidsfuncties. Recent startten we met de strategische personeelsplanning. Hierdoor ontstaat in 2022 een natuurlijk moment om het onderzoek naar de beleidsfuncties door te starten.

6. Kostenbeheersing en stuurinformatie
Een belangrijk onderdeel van de interne beheersing is kostenbeheersing en het verkrijgen van stuurinformatie. Dit heeft zowel te maken met het realiseren van de personele taakstelling als met Grip op sociaal domein (zie ook het VNG onderzoek) en de bezuinigingsopgave voor West Betuwe Financieel in Evenwicht. Ook hiervoor startten we in 2020 met een aantal verbetertrajecten die grotendeels doorliepen in 2021. Onderwerpen die we voor 2021 wilden oppakken:

• managementinformatie sociaal domein: we ontwikkelden een dashboard voor het sociaal domein waarmee we meer inzicht verkregen in de ontwikkeling van de uitgaven, de verwijzing naar externe zorgaanbieders en de duur van de zorgtrajecten;
• liquiditeitsprognose/ uitgavenplanning: in oktober 2021 stelde de raad het nieuwe treasurystatuut vast. Door het vertrek en de tijdelijke vervanging van de treasurer konden nadere ontwikkelingen op dit onderwerp geen doorgang vinden.
• grondexploitatie (verbeteren sturing en budgetbeheer): door de acties op het gebied van versnelling van woningbouw en de marktsituatie waarin er meer vraag was dan aanbod, is dit onderwerp in 2021 niet nader uitgewerkt, op het moment van opstellen van dit jaarverslag scherpten we het budgetbeheer van de grondexploitatieprojecten aan;
• risicomanagement: in 2021 en begin 2022 organiseerden we kennissessies voor de budgethouders en budgetbeheerders over risicomanagement. Ook verbeterden we de formats en gaven we handreikingen voor de kwantificering en analyse van risico’s. In de trainingen programmatisch en projectmatig werken was risicomanagement ook een belangrijk onderdeel;
• ICT in control: dit ging vooral over het verkrijgen van inzicht in de benodigde ICT budgetten. De begroting van West Betuwe bestond op dit onderdeel nog uit de optelsom van de budgetten van de voormalige gemeenten. Voor wat betreft de hardware hebben we dit inzicht in 2021 verkregen, het onderzoek naar de budgetten voor de software verwachten we in de eerste helft van 2022 af te ronden.
• datagedreven werken: in 2021 inventariseerden we voor welke taken we al gebruik maken van data en waarom en hoe we dit binnen West Betuwe georganiseerd hebben. Op basis van deze inventarisatie hebben we eind 2021 een projectopdracht geformuleerd voor het maken van een visie op Datagedreven werken en het verbreden van de kennis over het onderwerp. De uitvoering van de opdracht loopt door tot medio 2022. Dan verkennen we ook de mogelijkheden voor een gezamenlijke aanpak van datagedreven werken met BWB, Culemborg en Tiel;
• budgetbeheer: de BWB ontwikkelde en implementeerde voor ons in 2021 het dashboard Geld. Met dit dashboard werd de financiële informatievoorziening sterk verbeterd. In één oogopslag zien budgethouders en budgetbeheerders de belangrijkste financiële informatie die zij nodig hebben. De informatie gaat over budgetten, investeringen, werkvoorraad facturen en gemiddelde betaaltermijn en over de openstaande verkoopnota’s.
• grip op personeelskosten en inhuur: het in 2021 geïmplementeerde dashboard Geld geeft ook inzicht in de besteding van de personeelsbudgetten en in de kosten van inhuur. Dit maakt de grip op personeelskosten nog niet compleet, hiervoor hebben we meer informatie nodig. Daarom loopt dit project door in 2022.